Ngày nay, việc trao đổi thương mại giữa các quốc gia trên thương trường quốc tế ngày càng phát triển, là động lực chính để thúc đẩy sự tăng trưởng kinh tế và phát triển xã hội. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty Đo đạc Địa chính và Công trình nói riêng đang tích cực tìm cho mình một hướng đi đúng đắn, thích hợp để theo kịp với tiến trình gia nhập WTO của đất nước ta trong thời gian tới.

Nhận thức được tầm quan trọng của việc hoàn thiện cơ sở hạ tầng về năng suất chất lượng và các kỹ năng quản lý cần thiết để làm hành trang cho Công ty tiếp cận với thị trường quốc tế, hội nhập được vào các chuỗi sản xuất và cung ứng quốc tế, Công ty đã hoạch định một chiến lược xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Đây được coi là quyết định chiến lược, là bước đột phá quan trọng đầu tiên tạo tiền đề cho việc xây dựng thương hiệu Công ty vào những năm tiếp theo.

Để tránh được những bất cập trong quá trình thiết lập và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO mà hiện nay rất nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp gặp phải, Công ty nhận thức rằng: Việc đạt được chứng chỉ ISO không phải là tất cả. Đó chỉ là sự ghi nhận kết quả triển khai bước đầu, ghi nhận sự phù hợp, sự thoả mãn các yêu cầu của tiêu chuẩn tại thời điểm đánh giá chứng nhận và nó có thể bị mất hiệu lực bất kỳ khi nào nếu kết quả đánh giá giám sát định kỳ không thoả mãn yêu cầu tiêu chuẩn, có nghĩa là hệ thống không được duy trì và cải tiến.

“Làm đúng ngay từ đầu, chất lượng nhất, tiết kiệm nhất, chi phí thấp nhất”. Đây là triết lý quan trọng nhất của bộ ISO 9000. Triết lý này được hình thành từ ý tưởng làm việc không sai lỗi (Zero Defect). Công ty đã chọn triết lý này làm phương châm quản lý của mình. Làm thế nào để đạt được cái gọi là “Làm đúng ngay từ đầu”?

Một là: “Làm đúng ngay từ đầu” được Công ty thực hiện trước hết ở công tác xây dựng hệ thống văn bản, tài liệu.

Từ ngày thành lập Công ty cho đến nay, Công ty cũng đã xây dựng được một hệ thống tài liệu gồm các quy chế, quy định tương đối hoàn chỉnh, điều chỉnh hầu hết các lĩnh vực hoạt động trong nội bộ Công ty. Vào thời điểm đó, Công ty được các cơ quan quản lý Nhà nước và các đơn vị bạn đánh giá cao về số lượng cũng như chất lượng văn bản. Trong thực tế, các quy chế, quy định cũng đã phát huy được nhiều hiệu quả, thiết thực, tạo hành lang pháp lý nội bộ cơ bản cho các đơn vị thực thi nhiệm vụ và thể hiện trách nhiệm. Tuy nhiên, hệ thống quy chế, quy định của Công ty bao hàm những nội dung mang tính nguyên tắc là chủ yếu; các văn bản hướng dẫn thực hiện quy chế, quy định chưa thật sự đầy đủ, đồng bộ; chưa xây dựng được cơ chế kiểm soát thực hiện quy chế, quy định,… Tất cả những việc đó đã làm cho phần lớn các quy chế, quy định dần dần trở nên mang tính hình thức, thiếu khả thi.

Ngày nay, trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, Công ty đã tiến hành việc hoàn thiện một hệ thống văn bản quản lý nhất quán, đồng bộ, vừa đảm bảo hợp pháp, hợp lý vừa phù hợp với các tiêu chuẩn của ISO 9001:2000. Để làm được việc này, Công ty chú trọng đến khâu quan trọng đầu tiên của hệ thống văn bản, tài liệu là công tác soạn thảo văn bản. Trong công tác soạn thảo văn bản, ngoài việc xác định và quy định chặt chẽ về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, Công ty đặc biệt quan tâm đến nội dung của những văn bản, tài liệu có tính chất và hiệu lực lâu dài, đó là các quy chế, quy định, quy trình, văn bản hướng dẫn tác nghiệp. Nội dung của hệ thống văn bản, tài liệu này phải đồng bộ, nhất quán và khả thi; trong đó thể hiện những vấn đề Công ty “cần phải làm” trong từng quá trình hoạt động của hệ thống. Việc “cần phải làm” này luôn được cập nhật, cải tiến trong từng giai đoạn để phù hợp với tình hình phát triển Công ty. Làm thế nào để viết đủ, viết đúng và viết ra làm phải làm được; làm thế nào để các văn bản không “đá” nhau mà phải khớp nhau trong mỗi quá trình của cả một hệ thống,.. luôn là câu hỏi thật khó và cũng đầy trách nhiệm của những người làm công tác quản lý…. Chính vì vậy, việc viết tài liệu đóng vai trò rất quan trọng, thể hiện được tầm nhìn chiến lược trong công tác quản lý của Công ty. Làm tốt việc này ngay từ đầu, lẽ dĩ nhiên Công ty sẽ không bị rơi vào tình trạng “vắt chân lên cổ” để sửa đổi hệ thống tài liệu, chuẩn bị hồ sơ trước mỗi cuộc đánh giá chứng nhận.

Hai là: “Làm đúng ngay từ đầu” được Công ty thể hiện ở việc hoạch định chính sách chất lượng đúng trong từng giai đoạn, từng thời kỳ, phù hợp với xu thế phát triển chung của toàn ngành, toàn xã hội và tương xứng với vị thế hiện tại của Công ty.

Trong nhiều chiến lược kinh doanh đòi hỏi các nhà quản trị phải lựa chọn, chẳng hạn: Chọn “Chất lượng là mục tiêu số 1” hay “Lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu”. Giữa 2 cách kinh doanh, Công ty đã chọn “Chất lượng quản trị là mục tiêu số 1 của Công ty”, vì nó quyết định chất lượng sản phẩm và làm tăng lợi nhuận cho Công ty. Công ty xác định đây là cách lựa chọn đúng ngay từ đầu và tin chắc rằng nó sẽ giảm thiết tối đa việc sửa chữa, làm lại,…

Một trong những nội dung quan trọng trong chính sách chất lượng Công ty trong giai đoạn hiện nay là: “Thường xuyên đầu tư đổi mới thiết bị, công nghệ và ứng dụng các tiến bộ khoa học, kỹ thuật vào sản xuất và quản lý; đầu tư phát triển nguồn nhân lực. Cung cấp sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao; kịp thời và thoả mãn nhu cầu cao nhất của khách hàng”. Việc ứng dụng khoa học, kỹ thuật vào sản xuất và quản lý và đầu tư phát triển nguồn nhân lực là nhiệm vụ trọng tâm và then chốt trong chiến lược phát triển tổng thể của Công ty trong giai đoạn hiện nay. Bởi vì đó là con đường ngắn nhất, hiệu quả nhất để có thể đưa Công ty đến với sự hội nhập trong sự phát triển bền vững.

Công ty “Làm đúng ngay từ đầu” với việc hoạch định một hệ thống quản lý chất lượng đơn giản và phù hợp với quy mô. Đó là một hệ thống có mục tiêu chiến lược, “không bắt chước”, Giám đốc Công ty trực tiếp chỉ đạo tiến hành, các mệnh lệnh, chỉ thị thống nhất từ trên xuống dưới, lôi cuốn được sự tham gia của tất cả mọi người và kế hoạch. Bằng phương pháp kiểm tra chất lượng toàn diện, Công ty tập trung kiểm soát con người, kiểm soát phương pháp, kiểm soát yêu cầu các yếu tố đầu vào, thiết bị và kiểm soát môi trường lao động. Phương pháp này giảm được chi phí kiểm tra, duy trì ổn định chất lượng sản phẩm, đạt hiệu quả kinh tế cao. Việc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế là điều kiện cơ bản để đảm bảo cho Công ty phát triển bền vững, cũng là một “sự lựa chọn đúng ngay từ đầu và làm đúng ngay từ đầu” của Công ty trong hiện tại và cả trong tương lai.