Nội dung văn bản nêu rõ: Thực hiên Kế hoạch 06/KH-BTNMT ngày 31/5/2016 của Bộ về việc triển khai xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường mạng từ ngày 01/09/2016, đến nay đã giảm đáng kể thời gian luân chuyển văn bản, lưu lại được tiến trình và thời gian xử lý, góp phần tăng cường trách nhiệm của cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết hồ sơ công việc, đồng thời đã tiết kiệm được khá nhiều chi phí văn phòng phẩm và công lao động. Tuy nhiên, việc triển khai tại các đơn vị chưa đồng đều, thực hiện trình hồ sơ công việc trên môi trường mạng còn hạn chế. Để đẩy mạnh hơn nữa việc xử lý văn bản và hồ sơ công việc trên môi trường mạng, Bộ yêu cầu:
1. Các đơn vị thực hiện tạo lập, trình và phê duyệt hồ sơ công việc trên mạng đối với tất cả các hồ sơ trình không mật; đối với những hồ sơ trình có kèm theo tài liệu dự án, đề án hoặc quá dày (hồ sơ thanh tra, khiếu nại tố cáo; hồ sơ cấp giấy phép) thì quét Phiếu trình và dự thảo văn bản đi vào hệ thống để lưu lại tiến trình và theo dõi thời gian xử lý.
2. Quán triệt thực hiện ký số đối với các văn bản trong nội bộ đơn vị, giữa các đơn vị thuộc Bộ, các văn bản của Bộ gửi đơn vị thuộc Bộ và văn bản của đơn vị gửi Bộ (trừ văn bản mật và văn bản cần bàn giấy để lim hồ sơ bảo đảm tính pháp lý).
3. Cán bộ, công chức trực tiếp giải quyết hồ sơ có trách nhiệm cập nhật trạng thái giải quyết vào hệ thống, khi đã giải quyết xong phải nhập trạng thái kết thúc xử lý hồ sơ để bảo đảm liên thông giữa văn bản đến và văn bản đi. Trường hợp không cập nhật, trên hệ thống sẽ không thể hiện đã hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị.
4. Cục Công nghệ thông tin tiếp tục phối hợp với các đơn vị hoàn thiện hệ thống phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành. Hệ thống phải thống kê mức độ hoàn thành và nợ đọng nhiệm vụ (số lượng, tỷ lệ) đối với việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, bao gồm Chương trình công tác, Chương trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, các ý kiến kết luận, chỉ đạo, công văn giao tới các đơn vị.
Văn phòng Bộ trích xuất hàng tuần để báo cáo Lãnh đạo Bộ. Tổng hợp đề xuất danh sách khen thưởng các đơn vị, cá nhân có thành tích; danh sách phê bình 3 đơn vị triển khai yếu nhất trong thời gian vừa qua; hàng tháng báo cáo tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của các đơn vị trực thuộc Bộ tại cuộc họp giao ban tháng, yêu cầu thẳng thắn phê bình các đơn vị triển khai chưa hiệu quả việc xử lý văn bản và hồ sơ công việc trên môi trường mạng.
Bộ yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị nghiêm túc thực hiện và phổ biến các nội dung nêu trên đến toàn thể cán bộ, công chức trong đơn vị./.